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Rechnungsbearbeitung

Aus ErwerbungsWiki

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Im Rahmen der Akzession der erworbenen Medien erfolgt in integrierten Geschäftsgängen parallel zur Erschließung und Inventarisierung der Medien auch die Rechnungsbearbeitung.

Die sachliche und rechnerische Richtigkeit wird durch einen entsprechenden Stempel und die Unterschrift des zuständigen Bearbeiters bescheinigt. Die sachliche Richtigkeit bezieht sich auf die ordnungsgemäße Ausführung der Lieferung, die rechnerische Richtigkeit (Rechnungsprüfung) bezieht sich auf die Richtigkeit aller rechnerischen Angaben.


Dazu gehört die Überprüfung aller Kosten

  • Übereinstimmung von Bestellpreis und berechnetem Preis (Abweichungen sind möglich, müssen jedoch plausibel nachprüfbar sein)
  • Rabatte: in Deutschland werden in der Regel 5 % Bibliotheksrabatt für Wissenschaftliche Bibliotheken gewährt (vgl. Buchpreisbindung); Rabatte bei der Lieferung ausländischer Titel lassen sich verhandeln
  • Aufschläge: für Produkte von Kleinverlagen, für Medien, die außerhalb des Buchhandels vertrieben werden, sowie für Titel, die aus Ländern mit hoher Inflationsrate eingeführt werden, können nach Absprache mit dem Lieferanten Aufschläge verlangt werden
  • Versandkosten: Bibliotheken sollten eine versandkostenfreie Lieferung anstreben: Versandkosten können neben den reinen Portokosten auch die Verpackung einschließen
  • Aufgeld bei Auktionen
  • Umsatzsteuer für Inlandsumsätze: sie betreffen deutsche Buchhändler sowie ausländische Buchhändler mit einer deutschen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Bücher, Zeitschriften und Zeitungen unterliegen einem ermäßigten Steuersatz von 7 %, andere Medien müssen mit einem Satz von 19 % versteuert werden (vgl. Steuer)
  • Berechnung zusätzlicher Dienstleistungen: darunter fallen beispielsweise besondere Serviceleistungen wie Einbandarbeiten, regalfertige Lieferung, Konsolidierungsservice etc.

Nicht auf der Rechnung ausgewiesen sind in der Regel:

  • Zoll
  • Umsatzsteuer für Drittlandsimporte und innergemeinschaftlichen Erwerb
  • Bankgebühren: Überweisungskosten gehen in der Regel zu Lasten der Bibliothek.


Nach der Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit erfolgt die Anweisung der Rechnung. Die Rechnungsanweisung erfolgt meist getrennt von der Rechnungsbearbeitung über ein Mittelbewirtschaftungssystem; moderne Erwerbungssysteme weisen allerdings zunehmend bereits Schnittstellen zu Mittelbewirtschaftungssystemen auf, so dass die Rechnungsanweisung unmittelbar nach Abschluß der Rechnungsbearbeitung - also ohne Einsatz eines weiteren Sachbearbeiters - erfolgen kann.

Mit der Rechnungsbearbeitung bzw. der Rechnungsanweisung ist die Medienerwerbung abgeschlossen.


Quellen:

  • Die moderne Bibliothek: ein Kompendium der Bibliotheksverwaltung / hrsg. von Rudolf Frankenberger und Klaus Haller. München 2004; S.214 f
  • Klaus Gantert / Rupert Hacker: Bibliothekarisches Grundwissen; 8., vollständig neu bearbeitete und erweiterte Auflage. München 2008; S. 156 f
  • Diese Seite wurde zuletzt am 20. Juli 2008 um 14:49 Uhr geändert.
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