Meine Werkzeuge
User menu

Meldungen

Aus ErwerbungsWiki

Wechseln zu: Navigation, Suche

Ein gut funktionierendes Meldesystem gehört zu den entscheidenden Leistungsmerkmalen, an denen Lieferanten zu messen sind. Die Händler sollen unaufgefordert über Lieferhindernisse und -verzögerungen informieren. Meldungen wegen kurzfristiger Lieferverzögerungen müssen auf Wunsch der Bibliothek unterdrückt werden können, um unnötigen Verwaltungsaufwand zu vermeiden.


Inhaltsverzeichnis

Bestandteile einer Meldung

Die Meldung muss folgende Informationen enthalten:

  • Meldedatum,
  • Bestellnummer und -datum (bei Abonnements auch die Identifikationsnummer des Händlers),
  • Produktnummer des bestellten Werkes oder der laufenden Zeitschrift (→ Produktnummer),
  • Titelzitat laut Bestellung,
  • Preisart, Währung, Preis (→ Preise),
  • Anzahl der bestellten Exemplare,
  • Meldegrund, bei Fortsetzungen und Zeitschriften mit Angabe von Band,Jahrgang, Heftnummer.


Meldungen sollten auf dem gleichen Wege erfolgen wie Bestellungen. Solange die Erwerbungsgeschäftsgänge noch nicht automatisiert sind, empfiehlt sich ein mit den Bestellzetteln identisches Format, damit die Meldungen bei Bedarf in die Kartei eingelegt werden können. Sie müssen als separate Mitteilung versandt und dürfen nicht auf Rechnungen, Lieferscheinen oder Korrespondenz vermerkt werden.


Unterschiedliche Meldungstypen

Grundsätzlich sind bei Meldungen zwei Stadien zu unterscheiden:


  • 1. Die Bestellung ist vorgemerkt (order reported)

Damit besteht der Kaufvertrag weiter.

Die Meldung des Lieferanten führt in den meisten Fällen zu einer Korrektur der Bestelldaten (z.B. Bestellpreis, Erscheinungstermin, Bindeart), die auch in den Unterlagen der Bibliothek nachvollzogen werden müssen und Einfluss auf die Mahnroutine haben können (→ Reklamation).

Bei vorgemerkten Bestellungen ist zu unterscheiden nach Rückfragen und Zwischenmeldungen, die keine Reaktion seitens des Kunden erfordern.

Meldungen, die sich auf vorgemerkte Bestellungen beziehen und eine Antwort der Bibliothek erforderlich machen, sind vordringlich zu bearbeiten:

  • Verlagsadresse unbekannt, bitte ermitteln,
  • wird nicht einzeln verkauft, dürfen wir komplett liefern?
  • der Preis beträgt ..., bitte bestätigen Sie die Preisänderung,
  • nur gebundene Ausgabe lieferbar, dürfen wir liefern?
  • nur broschiert (als Taschenbuch) lieferbar, dürfen wir liefern?
  • nur (andere Ausgabe Auflage, Materialart)... lieferbar, dürfen wir liefern?
  • vergriffen, Neuauflage in Vorbereitung, dürfen wir liefern?


Die Standardtexte für Zwischenmeldungen können mit den Meldungen für abgelegte Bestellungen identisch sein, entscheidend ist der Vermerk "Bestellung vorgemerkt":

  • zur Zeit nicht an Lager, folgt in ...,
  • wird besorgt,
  • ist nicht erschienen, folgt (Terminangabe)
  • vergriffen, Neuauflage in Vorbereitung, folgt nach Erscheinen,
  • vorübergehend nicht lieferbar, folgt in ...
  • (bei Zeitschriften Titel, Verlag, Erscheinungsweise geändert: ...
  • die Zeitschrift wurde zusammengelegt mit ...


  • 2. Die Bestellung ist abgelegt (order cancelled)

Damit besteht der Kaufvertrag nicht mehr.

Diese Meldung impliziert eine Stornierung seitens des Lieferanten und erfordert damit ebenfalls eine interne Stornierung bzw. Löschung der Bestellung durch die Bibliothek. Ggf. wird daraufhin eine Umbestellung vorgenommen.

Bei abgelegten Bestellungen sind folgende Standardmeldetexte üblich:

  • nicht lieferbar,
  • vergriffen,
  • verkauft,
  • erscheint nicht,
  • noch nicht erschienen, Erscheinen unbestimmt,
  • Titel nicht zu ermitteln,
  • Verlagsadresse nicht zu ermitteln,
  • Verlag erloschen,
  • im Buchhandel nicht erhältlich
  • bereits geliefert am ...mit Rechnung ...,
  • Erscheinen eingestellt mit Band/Jahrgang/Heft ...,
  • abgeschlossen mit Band ...,
  • wird nicht einzeln verkauft.

Die Standardmeldungen können durch eine Erklärung (z. B. warum ein Titel nicht lieferbar ist) ergänzt werden. Damit wird die Entscheidung für einen neuen Bestellversuch, eventuell bei einem anderen Händler, erleichtert.


Siehe auch

Quellen

  • Wiesner, Margot: Erwerbung und Buchhandel - Glossar. Berlin: Deutsches Bibliotheksinstitut, 1999; S. 63 ff
  • Die moderne Bibliothek: ein Kompendium der Bibliotheksverwaltung / hrsg. von Rudolf Frankenberger und Klaus Haller. - München: Saur, 2004; S. 166-221
  • Diese Seite wurde zuletzt am 27. Juli 2008 um 20:52 Uhr geändert.
  • Diese Seite wurde bisher 3.559-mal abgerufen.