Meine Werkzeuge
User menu

Karteien

Aus ErwerbungsWiki

Wechseln zu: Navigation, Suche

Inhaltsverzeichnis

Erwerbungsgeschäftsgang ohne Einsatz eines automatisierten Erwerbungssystems

Wenn noch nicht automatisiert gearbeitet wird, sind für den Erwerbungsgeschäftsgang verschiedene Karteien zu führen:

Bestellkarteien

Eine Kartei, die nur die laufenden (offenen) Bestellungen enthält, ist nicht zu empfehlen, weil stets die Gefahr einer Nachweislücke besteht. Dieses Defizit ist nur zu beheben, wenn für gelieferte Titel sehr zeitnah zum Entfernen der Bestellzettel aus der Kartei ein Zwischennachweis (Interimskartei) hergestellt wird, der die Zeitspanne bis zur Erfassung im Katalog überbrückt. Das parallele Führen von Bestellkartei und Interimskartei ist jedoch arbeitsintensiv, auch für die Dublettenprobe.

Interimskartei

Die Interimskartei ist ein Zwischennachweis, um die Lücke zwischen Eingang und Katalogisierung zu schließen. Diese Kartei sollte auch Belege für den unaufgefordert gelieferten kostenlosen Zugang enthalten. Bestell- und Interimskartei sind feinalphabetisch nach Verfassern und Titeln geordnet.

Lieferantenkartei

In der Lieferantenkartei wird eine Ausfertigung des Bestellzettels unter dem jeweiligen Lieferanten abgelegt. Übergeordnetes Sortierkriterium ist das Jahr, Quartal oder der Monat, in dem die Bestellung erfolgte. Damit ist der Zugriff für Reklamationen gewährleistet. Man kann anhand der offenen Bestellungen die Leistung des Lieferanten kontrollieren und behält einen Überblick über verplante Mittel. Bei Lieferung wird dieser Zettel gezogen und mit einem Eingangsvermerk versehen. Er kann als Vorlage dienen, um den Bestellzettel aus der Bestellkartei zu ziehen oder gegen diesen ausgetauscht werden.

Kombinierte Bestell- und Interimskartei

Diese Karteiform verhindert Nachweislücken und Doppelrecherchen bei der Dublettenprobe. Die Nachweise offener Bestellungen werden nach der Inventarisierung durch Zettel mit einem Eingangsvermerk (vorzugsweise der Inventarnummer) ersetzt. Diese Ersatzzettel sollten aus der Lieferantenkartei stammen. Es ist nicht empfehlenswert, sich auf die Bestellzettelkopie zu verlassen, die der Händler der Lieferung beilegt. Da die Mehrzahl der Lieferanten mit einer EDV-gestützten Bestellverwaltung arbeitet, wird diese Dienstleistung nicht auf Dauer erhalten bleiben. Die Nachweise für gelieferte Titel sollten in bestimmten Zeitabständen entfernt werden.

Fortsetzungskartei

Alle zur Fortsetzung und im Abonnement bestellten mehrbändigen Werke, Serien und Zeitschriften können getrennt nach Publikationsformen oder in einer gemeinsamen Kartei verwaltet werden, um den laufenden Eingang zu kontrollieren und regelmäßig reklamieren zu können.

Die Fortsetzungskarteien müssen folgende Kopfdaten enthalten:

  • Verfasser und Titel,
  • Erscheinungsort und Verlag,
  • Lieferant,
  • Bestellnummer und -datum (bei Zeitschriften auch die Identifikationsnummer des Lieferanten),
  • Band/jahrgang, mit dem die Fortsetzung/das Abonnement beginnt,
  • Grundsignatur und endgültiger Standort (bei Zeitschriften Auslage- I
  • Ablagenummern, Vermerke für Umläufe).

Die Eingangsvermerke müssen enthalten:

  • bei Serien und mehrbändigen Werken
    • Bandangabe, Erscheinungsjahr, Eingangsdatum und/oder Inventarnummer
  • bei Zeitschriften (vgl. auch Kardex)
    • Bandangabe, Berichtsjahr, Erscheinungsjahr, Heftnummer, Eingangsdatum

Inventarkartei

Das Zugangsbuch kann auch in Loseblattform als Inventarkartei geführt werden (-* Inventarisierung). Dies birgt allerdings die Gefahr, dass Lücken entstehen. Es empfiehlt sich daher, die Lückenlosigkeit der Inventarnachweise in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und sie danach zu binden und/oder zu verfilmen.

Tauschpartnerkartei

Hier werden die ein- und ausgehenden Tauschobjekte pro Partner verzeichnet. Damit ist eine Möglichkeit gegeben, die Ausgewogenheit des Tauschverkehrs zu kontrollieren.


Erwerbungsgeschäftsgang unter Einsatz eines automatisierten Erwerbungssystems

Mit dem Einsatz automatisierter Erwerbungssysteme entfallen die oben aufgeführten konventionellen Bestell- und Zugangsnachweise und damit auch die hierfür nötigen Eintragungs- und Einordnungsarbeiten.

Quelle

  • Wiesner, Margot: Erwerbung und Buchhandel - Glossar. Berlin, Deutsches Bibliotheksinstitut, 1999; S. 53. f



Literatur

  • Gantert, Klaus: Hacker, Rupert: Bibliothekarisches Grundwissen. München, 2008; S. 146 ff
  • Diese Seite wurde zuletzt am 27. Juli 2008 um 16:05 Uhr geändert.
  • Diese Seite wurde bisher 5.297-mal abgerufen.