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Etatverwaltung

Aus ErwerbungsWiki

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Auch im Zeitalter von Globalhaushalten und Budgetierungsmodellen sind jährliche Mittelbeantragungen und -zuweisungen noch üblich und notwendig für die Ausgabensteuerung.

Im Zentrum der Etatplanung und Etatverwaltung von Bibliotheken steht die Bedarfsbemessung des Erwerbungsetats für das folgende Haushaltsjahr sowie die Verteilung der verfügbaren Mittel (Kontingentierung); bei dieser Aufgabe stellen Etatmodelle - und zwar Etatbedarfsmodelle und Etatverteilungsmodelle eine wertvolle Hilfe dar.


interne Etatverwaltung

Die interne Etatverwaltung muss grundsätzlich unterscheiden zwischen gebundenen und freien (disponiblen) Etatmitteln.

Zu den gebundenen Mitteln (Fixkosten) gehören:

  • Verpflichtungen gegegnüber Dritten, z.B. die Eigenleistungen, die für die Sondersammelgebiete der Deutschen Forschungsgemeinschaft aufgebracht werden müssen
  • Verpflichtungen, die für den Erwerb größerer Sammlungen oder teurer Objekte eingegangen wurden und die unter Umständen über mehrere Jahre hinweg wirksam werden
  • Etatmittel für die Lehrbuchsammlung
  • Beiträge, die einer Zweigbibliothek als Pauschalsumme zugesprochen werden müssen
  • Bestandserhaltende Maßnahmen (Einbandkosten, Sicherheitsverfilmungen ...)


Zu den frei verfügbaren (disponiblen) Mitteln gehören:

  • Etatmittel für den Erwerb von Monographien
  • Reservemittel


Etatüberwachung und Etatsteuerung

Um den Haushalt laufend überwachen und steuern zu können, müssen die verplanten Mittel jeder disponiblen Ausgabenart bereits bei der Auftragserteilung erfasst und ausgewertet werden. Bei automatisierter Budgetverwaltung ergeben sich offene Restmittel automatisch, wenn bei der Inventarisierung die tatsächlichen Kosten eingegeben werden. Bei konventioneller Etatüberwachung müssen die Statistik der verplanten Mittel und die Ausgabenstatistik getrennt geführt und abgeglichen werden.

Die Übersicht über die verplanten Mittel kann nur vorläufige Beträge widerspiegeln, weil die endgültigen Kosten erst bei der Rechnungsstellung bekannt sind. Daher müssen insgesamt und/oder pro Ausgabenart Reservemittel vorgesehen werden. Andererseits muss bedacht werden, dass beim Festhalten der Preise für laufende Bestellungen gewöhnlich Rabatte noch nicht abgezogen werden. Außerdem ist zu berücksichtigen, dass zwischen 5 und 10 Prozent der bestellten Titel nicht oder nicht im laufenden Haushaltsjahr geliefert werden.

Je nach Haushaltskonstellation fließen in die Ausgabenstatistik alle anfallenden Kosten pro erworbener Einheit ein oder nur der Anteil der Kosten, der tatsächlich vom Erwerbungsetat bezahlt wird.

In regelmäßigen Abständen sollten vom System oder manuell Statusberichte zu den verplanten und den abgeschlossenen Mitteln erzeugt werden, die folgende Daten enthalten:

  • Ansatz für die jeweilige Ausgabenart im Berichtsjahr
  • abgeflossene Mittel
  • Restmittel
  • davon noch offene Bestellungen oder als Fixkosten gebundene Mittel
  • noch zur Verfügung stehender Betrag

Zusammen mit der Erfassung der Ausgaben kann auch der Zugang an Einheiten für die Deutsche Bibliotheksstatistik erhoben werden.


Bei der Etatplanung geht es um Größenordnungen. Es ist daher ausreichend, wenn sich die Ausgabenstatistik auf Annäherungswerte stützt. Für Bibliotheken mit öffentlichen Unterhaltsträgern schreibt das Haushaltsrecht Haushaltsüberwachungslisten (HÜL) vor, die genau die Belastung des Etats nachweisen, aber eine Ausgabenstatistik nicht ersetzen. Sie entstehen mit den Zahlungsanweisungen, deren Summen aufaddiert werden. Bei Rechnungen in Fremdwährungen wird der Eintrag erst vorgenommen, wenn die Devisenrückmeldung einschließlich der Bankgebühren erfolgt.

Quellen

  • Die moderne Bibliothek: Ein Kompendium der Bibliotheksverwaltung / hrsg. v. Rudolf Frankenberger u. Klaus Haller. München, 2004. S. 168 f
  • Wiesner, Margot: Erwerbung und Buchhandel. Glossar. Berlin, 1999
  • Diese Seite wurde zuletzt am 5. August 2010 um 11:03 Uhr geändert.
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