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Erwerbungssystem

Aus ErwerbungsWiki

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Insbesondere größere Bibliotheken verwenden für die Erwerbungsarbeit schon seit einiger Zeit spezielle integrierte Verwaltungssysteme, die meist Komponenten von umfassenden Bibliotheksverwaltungssystemen sind. Diese Erwerbungssysteme (oft auch Erwerbungskomponenten oder Erwerbungsclients genannt) ermöglichen die automatisierte Verwaltung aller Erwerbungsvorgänge und erlauben jederzeit den Zugriff auf sämtliche im System abgelegten Daten.


Basisanforderungen an ein Erwerbungssystem

  • Es müssen die notwendigen Funktionen vorhanden sein, um alle Erwerbungsgeschäftsgänge abzubilden.
  • Es müssen alle handels-, haushalts- und steuerrechtlichen Bedingungen erfüllt werden.
  • Das System muss bedienerfreundlich sein.
  • Das System muss alle aktuellen technischen Standards erfüllen (zum Beispiel Z 39.50-Schnittstelle für die Fremddatenübernahme, EDIFACT -Schnittstelle für den elektronischen Geschäftsverkehr).


Zusätzliche Anforderungen

  • Ist eine umfangreiche und flexible Fremddatenübernahme möglich? Dabei sind folgende elektronische Quellen in Betracht zu ziehen:
    • Verbundkataloge,
    • Datenbanken auf CD-ROM,
    • Datenbanken auf Disketten,
    • Datenbanken, die online oder im Internet angeboten werden (z. B. Händlerdatenbanken),
    • Daten, die per elektronischem Datenaustausch übermittelt werden.
  • Zu beachten ist, dass nicht nur Titelbeschreibungen, sondern auch Handelsdaten, d. h. Produktnummern, Preisarten, Währungen, Preise, Material- und Einbandarten übernommen werden müssen.
    • Ist die Dublettenprobe gesichert, ohne dass zahlreiche Arbeitsschritte nötig sind?
    • Ist der Wechsel zwischen Katalog- und Erwerbungsmodul in nur einem ,Arbeitsschritt möglich?
    • Gibt es spezielle Funktionen für alle in der Bibliothek vorkommenden Erwerbungsarten?
    • Können alle [Publikationsformen] bedarfsgerecht verwaltet werden (z. Monographien, mehrbändige Werke, laufende Reihen, Zeitschriften)?
    • Sind alle Bestelltypen realisiert (z. B. Einzelbestellung, Abonnement, Fortsetzungsbestellung, Ansichtsbestellung) und mit entsprechenden Geschäftsgängen verknüpft?
    • Ist die Verwaltung von Desideraten möglich?
    • Sind für alle Bestelltypen und Erwerbungsarten sowohl normale als auch Eilaufträge möglich und kann auf diese gesondert zugegriffen werden?
    • Können alle Identifikationsmerkmale (Bestelldaten) für einen Lieferanten in der Stammdatei erfasst werden?
    • Gibt es eine Möglichkeit, Einzellieferanten arbeitssparend zu verwalten?
    • Können alle üblichen Bestelldaten erfasst, verwaltet und an die Lieferanten übermittelt werden?
    • Können alle für die Deutsche Bibliotheksstatistik und die interne Etatsteuerung benötigten Daten erfasst und ausgewertet werden? Wie kann auf die~ Daten zugegriffen werden? Wie werden sie aufbereitet und ausgegeben?
    • Nach welchen Kriterien erfolgen Mahnroutinen (Reklamationen)?
    • Können unterschiedliche Kosten getrennt verwaltet und gebucht werden?
    • Ist gewährleistet, dass beim Lieferanten und in der Bibliothek identische Bestelldaten vorliegen, bis die Lieferung inventarisiert wurde?
    • Können Bestellungen wahlweise gedruckt oder elektronisch (~ elektronischer Datenaustausch) versandt werden?
    • Können Meldungen der Lieferanten erfasst und verwaltet werden? Sind die Folgeprozesse (Bestelländerung, Stornierung) mühelos anzustoßen? Können Meldungen auch elektronisch empfangen und weiterbearbeitet, werden (elektronischer Datenaustausch)?
    • Ist ohne Aufwand auf alle Informationen zuzugreifen, die vor dem Inventarisieren die sachliche Richtigstellung (Inventarisierung) ermöglichen (Prüfung von Lieferung, Bestellung und Rechnung)?
    • Stehen alle bei der Bestellung erfassten Daten für die Inventarisierung zur Verfügung? Können diese Daten problemlos korrigiert und ergänzt werden?
    • Welche Form der Inventarnummernvergabe sieht das System vor und entspricht diese den Bedürfnissen der Bibliothek?
    • Spiegelt die Rechnungsbearbeitung das Prinzip einer gläsernen Rechnungsstellung (s. Preise, Kosten) wieder?
    • Spiegelt die Rechnungsbearbeitung die im Buchhandel übliche Kalkulationssequenz (s. Kosten) wieder?
    • Kann eine Toleranzgrenze für Preisabweichungen (s. Geschäftsbedingungen) eingegeben werden und wird automatisch signalisiert, dass die Differenz größer ist?
    • Können sowohl Einzel- als auch Sammelrechnungen bearbeitet werden?
    • Können Rechnungen auch elektronisch empfangen und weiterbearbeitet werden (elektronischer Datenaustausch)?
    • Können Gutschriftsanforderungen, Gutschriften und Nachbelastungen bearbeitet werden?
    • Kann das System ein archivfähiges Inventarverzeichnis mit allen dafür notwendigen Daten erzeugen (s. Inventarisierung)?
    • Stellt das System Funktionalitäten für die Aussonderung von Materialien zur Verfügung und kann ein Abgangsverzeichnis erzeugt werden?
    • Können Monographien, Fortsetzungen und Zeitschriften im gleichen Modul verwaltet werden?
    • Können mehrbändige Werke, Reihen und Zeitschriften wahlweise getrennt oder gemeinsam verwaltet werden?
    • Können alle für die Eingangsbearbeitung von Fortsetzungen und Zeitschriften nötigen Daten erfasst und verwaltet werden (Karteien)?
    • Ist das System fähig, hierarchische Zählweisen wiederzugeben?
    • Ist das System in der Lage, komplizierte Zeitschriftenzählungen wiederzugeben und fortzuschreiben?
    • Wird die Etatverwaltung der Haushaltskonstellation gerecht?
    • Werden die Preise aller offenen Bestellungen und die damit verknüpften Statistiken nach der Eingabe neuer Umrechnungskurse umgehend und automatisch überschrieben?
    • Sind zeitlich begrenzte Abfragen möglich (z. B. offene Bestellungen ab ...)?
    • Kann das System alle für den Geschäftsgang benötigten Belege (z. B. Laufzettel, Dankschreiben) ausgeben?
    • Umfasst das Erwerbungsmodul auch die Einbandverwaltung?
    • Lassen sich ohne großen Aufwand bediener- oder arbeitsplatzorientiert Makros und Defaultwerte einrichten?

Quelle

  • Wiesner, Margot: Erwerbung und Buchhandel - Glossar. Berlin, Deutsches Bibliotheksinstitut, 1999
  • Diese Seite wurde zuletzt am 26. Juli 2008 um 22:38 Uhr geändert.
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