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Elektronischer Lieferschein

Aus ErwerbungsWiki

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Allgemein

Der elektronische Lieferschein ist eine Auflistung von Warenposten in Form einer elektronisch gelieferten Datei. Es handelt sich i.A. um eine Datenlieferung vom Lieferanten direkt auf einen Server beim Empfänger (Kunden) oder um einen Anhang zu einer E-Mail an den Kunden.


Anwendung in Bibliotheken

Elektronische Lieferscheine kommen bevorzugt bei der Akzession und Rechnungsbearbeitung von Zeitschriften in automatisierten Erwerbungssystemen zum Einsatz.

Die Daten werden als E-Mail–Anhang (z.B. im csv-Format) geliefert und auf einen Server zwischengespeichert. Sie werden in einer konfigurierbaren Übersichtstabelle angezeigt. Die angezeigten Spalten der Tabelle dienen z.T. als Suchkriterium, wie z.B. Bestellnummer des Kunden, Abonnement-Nr., Titel der Zeitschrift. Weitere Spalten wie Jahrgang/Band/Heftangabe enthalten die Lieferinformation, die in die Zeitschriftenliste (Kardex) des bestellten Titels fließen soll.


Ablauf/Funktion des Elektronischen Lieferscheins

Ein spezieller Dialog eröffnet die Möglichkeit des komplett automatisierten Hefteingangs aller Lieferscheinpositionen oder die Einzelverarbeitung, d.h. die in das System geladenen Daten werden Zeile für Zeile abgearbeitet. Wenn eine Zeile entsprechend markiert wird, sucht das System z.B. über die Bestellnummer den bestellten Titel und schreibt die Lieferdaten in die dafür vorgesehenen Felder im elektronischen Kardex. Auf diese Weise kann der komplette Lieferschein ohne manuellen Eingriff automatisch bearbeitet werden. Wahlweise zur automatischen Verbuchung ist aber ein Eingreifen des Bearbeiters möglich, z.B. wenn das System den Titel nicht finden sollte.

Der Elektronische Lieferschein eignet sich vor allem zur Bearbeitung von großen Liefermengen und ist in diesem Fall ein sehr gutes Mittel zur Rationalisierung der Tätigkeitsabläufe.

  • Diese Seite wurde zuletzt am 26. Juli 2008 um 21:10 Uhr geändert.
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