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Eingangsbearbeitung

Aus ErwerbungsWiki

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Zwischen Lieferung und Inventarisierung liegt die Eingangsbearbeitung.


Eingangskontrolle

Zur Eingangskontrolle gehören folgende Arbeitsschritte:

  • Überprüfung der Anschrift auf der Sendung um sicher zu stellen, dass es sich nicht um eine Fehllieferung handelt.
  • Auspacken: Um den Entsorgungsaufwand in der Bibliothek zu verringern, sollte der ortsansässige Buchhandel Mehrwegverpackungen verwenden. Alle Lieferanten sollten Verkaufsverpackungen, z. B. Folien, vor der Lieferung entfernen.
  • Feststellen der physischen Unversehrtheit von Verpackungsmaterial und Lieferung
  • Zuordnung der gelieferten Materialien zur Rechnung und Feststellen der Vollständigkeit
  • Abhaken der gelieferten Materialien auf dem Lieferschein oder der Rechnung
  • bei nicht-automatisierter Bearbeitung Zuordnen des Bestellzettels und Kontrolle der Übereinstimmung mit der Lieferung
  • Falsche oder fehlende Lieferungen sind dem Lieferanten unverzüglich, mindestens aber innerhalb einer vereinbarten Frist zu melden. Laut § 447 BGB trägt der Empfänger das Risiko, wenn Lieferungen auf dem Versandweg verloren gehen oder beschädigt werden. Gegebenenfalls muss daher nicht nur mit dem Lieferanten, sondern auch mit dem zuständigen Transportunternehmen Kontakt aufgenommen werden.


Feststellen der sachlichen Richtigkeit

Vor der Inventarisierung muss die Übereinstimmung von Bestellung, Lieferung und Rechnung festgestellt werden:

  • Stimmen die bibliographischen Angaben der Bestellung mit dem gelieferten Titel überein? Falls nicht: Sind die Abweichungen so gravierend, dass eine ungewollte Falschlieferung oder eine Dublette entstand? Wenn der Fehler nicht eindeutig von der Bibliothek verursacht wurde, ist zu klären, ob er durch eine Rückfrage des Lieferanten vermeidbar gewesen wäre. Unabhängig von der Schuldfrage ist eine Rückgabe nur zu empfehlen, wenn der Kaufpreis den Verwaltungsaufwand rechtfertigt.
  • Hat der Händler die mit ihm vereinbarten Konditionen in Bezug auf Rabattgewährung, Berechnung der Versandkosten, die Toleranzgrenze beim Abweichen des Bestellpreises vom berechneten Preis, die Zusammenstellung der Rechnung nach bestimmten Haushaltsstellen eingehalten?

Erst nach dem Feststellen der sachlichen Richtigkeit kann die Inventarisierung vorgenommen werden.


Quelle:

  • Die moderne Bibliothek: Ein Kompendium der Bibliotheksverwaltung/ hrsg. v. Rudolf Frankenberger u. Klaus Haller. München, 2004. S. 212
  • Diese Seite wurde zuletzt am 26. Juli 2008 um 21:01 Uhr geändert.
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